A partir do dia 1 de janeiro de 2019, todas as empresas fornecedoras dos vários organismos da Administração Pública em Portugal estão obrigadas e emitir faturas eletrónicas. Este processo está a levar as empresas especializadas como a SERES, a trabalhar na digitalização do processo de faturação.
Para os especialistas da SERES, “a perceção da fatura eletrónica por parte das empresas em todo o mundo é paradoxal”, mas na realidade “tem vindo a demonstrar que a fatura eletrónica contribui para melhorar os negócios nas mais variadas áreas de atividade, permitindo obter poupanças significativas e melhorando os níveis de rentabilidade”, mas “as empresas têm dificuldade em adotar esta tecnologia.”
Face à experiencia recolhida os especialistas da SERES indicam 10 razões para adotar a fatura eletrónica:
1. Redução dos custos de faturação: emissão eletrónica de faturas permite alcançar uma poupança estimada em 67%, pois permite reduzir os custos de manipulação do papel, os pedidos de pagamento, a gestão da tesouraria, o arquivamento dos documentos, etc. Com a receção eletrónica das faturas, os custos estimados para a sua introdução nos sistemas internos, respetiva validação e conferência, gestão de pagamentos, arquivo, etc, também diminuem drasticamente, permitindo uma poupança de cerca de 65% nos custos.
2. Redução dos custos de gestão de faturas (custo/fatura): emissão das faturas passa de 4,45€ por fatura em papel para 1,64€ por fatura eletrónica. A diferença ainda é mais significativa a nível da receção das faturas, que passa dos 7,22€ em papel, para apenas 2,27€ em formato eletrónico.
3. Poupança no armazenamento: poupança alcançada com a passagem de um arquivo físico para um arquivo eletrónico situa-se nos 81% por fatura. Com uma significativa dedução de arquivos e espaço de tratamento, as empresas podem considerar uma ocupação menor de espaço de escritórios, poupando, entre outros, nos custos com arrendamento, consumo de água e eletricidade, limpeza, e com a redução da compra de materiais.
A SERES estima-se que a poupança alcançada com a passagem de um arquivo físico para um arquivo eletrónico seja de 81% por fatura.
4. Diminuição dos prazos: encurta os ciclos de tramitação, inclusive as cobranças. A faturação eletrónica encurta os prazos de entrega das faturas e diminui a duração de todo o processo de pagamentos, quer entre as empresas, quer entre os utilizadores e as empresas.
A nível da emissão, A SERES estima que o tempo despendido com a criação manual das faturas, impressão, manipulação, envelopagem, envio e arquivo, para uma fatura em papel seja de cerca de 1 minuto e 33 segundos, enquanto que o tempo despendido com a criação envio e arquivo de uma fatura eletrónica é de apenas 30 segundos.
A nível da receção, são precisos 9 minutos para rececionar, manipular o correio, conferir e rever, registar os dados no sistema e arquivar manualmente uma fatura em papel; já uma fatura eletrónica requer apenas 30 segundos para ser rececionada, conferida, revista, registada e arquivada.
5. Redução dos erros: fatura eletrónica elimina erros humanos inerentes ao registo manual dos dados. A fatura eletrónica não tem erros contabilísticos, e ainda que os tivesse seriam imediatamente identificados pelo sistema. Desta forma, os erros humanos são eliminados e passa a ser mais fácil gerir grandes volumes de faturas.
6. Eliminação das tarefas rotineiras: faturas eletrónicas mais rápidas de emitir, gerir, conferir, registar, arquivar e processar. Por cada 20 faturas emitidas eletronicamente poupa-se mais de meia hora de trabalho, e o mesmo número de faturas leva menos 3 horas a ser rececionado. Neste caso permite que os recursos que se dedicavam ao registo manual de faturas possam passar a focar o seu trabalho em tarefas mais produtivas para a empresa, contribuindo para aumentar a eficiência da gestão.
7. Redução da pegada ambiental: faturas eletrónicas evitam abate de árvores e contribuem para diminuir emissão de CO2. Para os especialistas a emissão de 1 milhão de faturas em papel exige 10.000 kg de madeira. Ao passar para o formato eletrónico, este milhão de faturas evita o bate de 56 árvores e reduz em 0,72 Toneladas as emissões de CO2.
8. Mais Segurança: nível de segurança acrescido com impacto nos investimentos/financiamentos. As faturas em papel podem ser copiadas, digitalizadas, extraviar-se, alteradas sem que o emissor tenha disso conhecimento, já a fatura eletrónica está encriptada com uma password, é enviada diretamente pelo emissor à DGCI e ao recetor através de redes seguras, e contém a assinatura eletrónica que impede quaisquer alterações.
A fatura eletrónica é, neste caso, mais segura para o investidor, que está normalmente disposto a obter uma menor rentabilidade face investimentos mais seguros. Desta forma, é igualmente possível alcançar poupanças nos custos de financiamento, reduzindo as taxas de juro e os custos de gestão das inerentes operações financeiras. Dependendo dos casos, estima-se que a TAE associada às operações tradicionais de factoring possa ser reduzida entre 20% a 40%.
9. Melhora a imagem financeira: reduz custos operações de factoring, melhora rácios de liquidez e solvência, podendo ser usada como um instrumento para melhorar a imagem financeira das empresas. A fatura eletrónica, ao reduzir os custos das operações de factoring, pode ser usada como um instrumento para melhorar a imagem financeira das empresas.
Também ao permitir a conversão imediata das contas a receber em liquidez, melhora automaticamente os rácios relacionados com a liquidez e a solvência das empresas, elementos essenciais para garantir uma boa imagem financeira das empresas no mercado. Desta forma, a fatura eletrónica permite ainda alcançar uma melhor posição negocial em todo o tipo de operações de financiamento, tanto a nível do investimento como do fundo de maneio, permitindo alcançar poupanças de 10% a 20% nestas áreas.
10. Melhora os resultados: tempo médio de cobrança mais reduzido e impactos positivos de mais 0,5% a 1% no volume de negócios. A fatura eletrónica de per si diminui o tempo médio de cobrança (DSO). Se além disso, a empresa recorre a instrumentos de financiamento das suas faturas junto de terceiras entidades, esta diminuição dos prazos será ainda mais significativa.
Assim, menos DSO, implica automaticamente menos necessidade de financiamento do fundo de maneio. Dependendo do DSO acordado e dos tipos de taxas de juros calculadas para o fundo de maneio, os resultados da empresa que adote a fatura eletrónica podem vir a refletir melhorias evidentes e, consequentemente, o seu volume de negócios poderá mesmo registar um aumento de 0,5% a 1%.
